Azienda informatica a Milano

Che cosa fa davvero un’azienda informatica

A Milano di aziende informatiche ce ne sono centinaia, e quasi tutte dicono le stesse cose. La domanda utile non è che cosa fanno, ma come sono fatte dentro - perché è lì che si decide cosa succede il giorno in cui il tuo gestionale non parte alle otto di mattina.

Un’azienda informatica seria copre quattro aree, e le copre con persone diverse:

• la gestione delle postazioni e dei server - aggiornamenti, monitoraggio, helpdesk con tempi scritti;
• le reti - progettazione, cablaggio e apparati, accesso remoto sicuro;
• la sicurezza - protezione, controllo degli accessi e risposta agli incidenti;
• la continuità dei dati - backup verificati con prove di ripristino, non solo copie che partono.

Quando queste quattro cose stanno tutte sulle spalle della stessa persona, non hai un’azienda informatica: hai un tecnico con una partita IVA. Funziona finché funziona.

Le tre domande che separano le strutture dalle insegne

Sono le domande che consigliamo di fare a chiunque, noi compresi.

Quante persone lavorano davvero sull’assistenza? Non quante compaiono sul sito - quante rispondono al telefono. È la domanda che nessuno si aspetta e la risposta arriva in due secondi o non arriva.

Cosa succede quando il mio referente non c’è? Se la risposta è «la richiamo io appena rientra», il presidio non esiste. Se la risposta è «chiunque prende in carico perché la sua configurazione è documentata», esiste.

La documentazione dei miei sistemi è mia? Configurazioni, credenziali, schemi di rete e storia degli interventi devono essere consultabili e consegnabili. Un fornitore che tiene per sé la mappa dei tuoi sistemi non ti sta proteggendo: ti sta legando. Se vuoi metterti alla prova con calma, abbiamo scritto un test di dieci domande sul tuo fornitore attuale e una guida su come si sceglie.

Che cosa troviamo nelle aziende milanesi

Milano ha una caratteristica che altrove non si vede: le imprese cambiano forma in fretta. Aprono una seconda sede, ne chiudono una, assorbono una società più piccola, spostano venti persone in uno spazio condiviso. L’informatica insegue, e quasi mai qualcuno si ferma a riordinare dopo.

Il risultato è quasi sempre lo stesso: due domini che non si parlano, tre modi diversi di archiviare i file, un accesso remoto aperto in fretta per l’apertura della sede nuova e mai richiuso, e utenti di persone uscite due riorganizzazioni fa. Non è disordine per incapacità - è il costo di essere cresciuti più in fretta di quanto qualcuno abbia avuto tempo di documentare.

La prima cosa che facciamo non è proporre: è fotografare. Un assessment dice cosa c’è, cosa è a rischio e cosa si può togliere. Poi si decide, con delle priorità e dei costi davanti.

Come siamo fatti noi

Xion IT Group ha sede a Milano in Viale Coni Zugna, vent’anni di attività e oltre 500 organizzazioni sotto contratto fra aziende, studi professionali ed enti. Le competenze sono divise per area - sistemistica Microsoft e Linux, reti, sicurezza, protezione dei dati - e ogni intervento resta scritto.

Non facciamo vendite spot: le quattro formule di contratto vanno dalla chiamata a consumo al canone tutto incluso, e quale abbia senso per te esce dalla visita, non dal listino. Se vuoi vedere concretamente come lavoriamo, abbiamo raccolto sei situazioni che incontriamo di continuo.

Quanto costa, e da cosa dipende

Non pubblichiamo un listino, e la ragione non è commerciale: un prezzo per postazione senza sapere che cosa c’è dentro l’azienda è un numero inventato. Due imprese con venticinque persone possono avere costi di gestione che differiscono del doppio, e la differenza non sta nel fornitore ma in come è messa l’infrastruttura.

Quello che possiamo dire con precisione è da cosa dipende, così quando confronti proposte diverse sai cosa stai confrontando:

• Quante postazioni e quanti server. È la base di ogni conteggio, ma da sola spiega meno di metà del prezzo.
• Quanto ti costa un’ora di fermo. È il numero che decide quanta ridondanza serve, e quasi nessuna azienda l’ha calcolato. Da lì escono i tempi di intervento da mettere in contratto, e i tempi sono la voce che pesa di più.
• Quanto è omogeneo il parco. Venti computer comprati insieme si gestiscono in una frazione del tempo di venti computer comprati uno alla volta in otto anni. Chi arriva dopo paga la stratificazione di prima.
• Quanto è documentato quello che c’è. Se nessuno sa com’è configurato il server, il primo periodo si passa a ricostruire. È lavoro vero e va pagato, ma è una tantum: dopo, il costo scende.
• Quanto vuoi trasferire. Dalla chiamata a consumo al canone tutto incluso c’è tutto lo spazio intermedio, e la scelta è economica prima che tecnica.

La visita di valutazione serve esattamente a mettere questi cinque numeri su un foglio. Capita spesso che ne esca una proposta più economica di quella che l’azienda si aspettava, perché la prima cosa che si scopre è quanto si sta pagando per tenere in vita cose che si potrebbero togliere.

Le quattro formule, e quale ha senso per te

Non è un catalogo: sono quattro posizioni su due assi, cioè quanto ti costa un fermo e quanto è articolata la tua infrastruttura.

• XC, a chiamata. Nessun canone, tariffe agevolate e priorità rispetto agli interventi occasionali. Per chi ha un’informatica semplice e un fermo tollerabile. È anche il primo passo tipico di chi ci sta conoscendo.
• XP, manutentivo. Visite programmate, aggiornamenti e controlli. Per chi ha capito che prevenire costa meno che riparare, e vede i guasti calare.
• XM, misto. La prevenzione programmata di XP più un pacchetto di interventi a condizioni dedicate per gli imprevisti. È l’equilibrio che scelgono più spesso le PMI milanesi.
• XF, all-inclusive. Copertura totale a canone fisso, interventi illimitati, tempi più stretti. Di fatto un reparto informatico esternalizzato, per chi non vuole più pensarci.

Nel dubbio la visita serve proprio a questo: guardiamo com’è messa l’infrastruttura e diciamo onestamente quale formula ha senso. Le condizioni per esteso sono sulla pagina dei contratti.

Che cosa deve esserci scritto, e quasi mai c’è

Un contratto di assistenza si giudica su quattro voci. Se una manca, manca per un motivo.

Il tempo di presa in carico. Quanto passa dalla segnalazione al primo contatto tecnico vero, non dalla risposta automatica del sistema di ticket. È la voce che determina la sensazione di essere seguiti.

Il tempo di intervento, distinto per criticità. Un server fermo e una stampante che non stampa non possono avere lo stesso tempo di risposta. Un contratto che non fa questa distinzione vuol dire che non l’ha pensata.

Che cosa è incluso e che cosa no. La zona grigia più costosa è il confine fra assistenza e progetto: la sostituzione di un server è manutenzione o è un lavoro a parte? Va scritto prima, non discusso dopo.

Che cosa succede alla fine. La documentazione dei tuoi sistemi ti viene consegnata? Se la risposta è vaga, quel fornitore non ti sta proteggendo: ti sta legando.

Cambiare fornitore senza fermarsi

È l’ostacolo di cui non parla nessuno, ed è il vero motivo per cui molte aziende milanesi restano con un fornitore che non le convince più: la paura del passaggio. Che si perda qualcosa, che nessuno sappia più dove sono le password, che per due settimane non funzioni niente.

È una paura ragionevole, e si disinnesca con il metodo, non con le rassicurazioni. Ecco come funziona da noi.

Prima si fotografa, senza toccare niente. Il primo passo non è prendere il controllo: è capire cosa c’è. Server, postazioni, rete, accessi, backup, contratti in corso e scadenze. Ne esce un documento che è tuo dal primo giorno, anche se poi decidessi di non proseguire.

Poi si prende in carico per strati. Non tutto insieme. Si comincia dal monitoraggio e dall’helpdesk, che si possono affiancare a quello che c’è senza spegnere nulla; poi la sicurezza e i backup; per ultimi i sistemi che, se toccati male, fermano l’azienda.

Il fornitore uscente resta fino alla fine del passaggio. Dove è possibile e dove il rapporto lo consente, il modo più sicuro è la sovrapposizione, non lo strappo. Non è una gentilezza: è il modo di non scoprire una dipendenza il giorno dopo lo spegnimento.

Le credenziali si mettono in ordine, non si ereditano. Il passaggio è anche l’occasione per chiudere le utenze di persone uscite anni prima e per togliere gli accessi permanenti dei fornitori che non lavorano più con te. Nella maggior parte degli assessment milanesi ne troviamo.

I primi trenta giorni sono di osservazione. Si guarda cosa si rompe davvero e con che frequenza, prima di proporre cambiamenti strutturali. Un fornitore che il secondo giorno propone di rifare tutto non ha ancora capito niente della tua azienda.

Gli errori che vediamo fare nella scelta

Confrontare prezzi che non sono confrontabili. Due preventivi con la stessa cifra possono coprire cose molto diverse: uno include gli interventi in sede e l’altro li fattura a parte, uno copre i server e l’altro solo le postazioni. Prima di guardare il totale va guardato il perimetro.

Scegliere sulla vicinanza fisica. È il criterio più intuitivo e uno dei meno utili, perché la grande maggioranza degli interventi si chiude in teleassistenza in pochi minuti. Quello che conta non è quanto dista il fornitore: è che ci sia scritto quando arriva quando serve davvero venire.

Non chiedere quante persone ci sono. È la domanda più semplice e quella che nessuno fa. Un’insegna può essere una società di venti persone o una persona sola con un buon sito.

Rimandare perché adesso funziona. L’informatica non dà segnali graduali: funziona finché funziona. Il momento giusto per guardarla è quando non c’è un’emergenza, perché è l’unico momento in cui si può decidere con calma.

Dove lavoriamo, a Milano e nell’hinterland

La sede è in Viale Coni Zugna 7, a Milano. Seguiamo imprese e studi professionali in città e in tutta la Città Metropolitana, compresi Sesto San Giovanni, Cinisello Balsamo, Rho, Corsico, San Donato Milanese, Segrate, Cologno Monzese e i comuni dell’hinterland est e ovest.

Fuori provincia presidiamo Monza e Brianza, Bergamo, Lecco, Brescia, Varese, Como, Pavia, Lodi, Cremona e Mantova — e tutte le aree coperte sono elencate a parte.

Se cerchi qualcosa di più specifico

• Assistenza informatica a Milano — la gestione quotidiana, i tempi e l’helpdesk;
• Consulenza informatica a Milano — quando c’è da decidere invece che da riparare;
• System integrator a Milano — quando i fornitori sono più di uno e serve chi risponda del risultato;
• Recupero dati a Milano — l’emergenza, e cosa fare nelle prime ore;
• Cablaggio strutturato a Milano — l’infrastruttura che dura quindici anni;
• Sei situazioni che incontriamo di continuo — come lavoriamo, senza nomi di clienti.

I settori che seguiamo a Milano

Ogni settore ha problemi informatici propri, e le differenze non sono di dettaglio: uno studio legale e un’azienda manifatturiera hanno obblighi, ritmi e rischi che non si somigliano. Per le realtà milanesi abbiamo una pagina dedicata a ciascuno.

• Studi legali — segreto professionale, archivi digitali, accessi controllati;
• Commercialisti e consulenti del lavoro — scadenze fiscali che non ammettono fermi;
• Studi medici e dentistici — dati sanitari, categorie particolari, gestionali di cartella;
• Studi tecnici e di progettazione — file di grandi dimensioni, licenze, archivi di progetto;
• PMI e imprese — il caso più comune, e quello con più stratificazione;
• Manifattura — reti di produzione, macchinari non aggiornabili;
• Retail e negozi — casse, magazzino, più punti vendita;
• Hotel e ristorazione — sistemi che lavorano quando gli altri riposano;
• Logistica e trasporti — magazzini, terminali, spedizioni che non aspettano;
• Non profit — budget stretti e dati delicati;
• Pubblica amministrazione — vincoli di trasparenza e conservazione.

I segnali da guardare prima che diventino guasti

L’informatica raramente peggiora in modo visibile: funziona finché funziona. Ma i segnali ci sono, e sono quasi sempre gli stessi.

Nessuno sa dire quando è stato provato l’ultimo ripristino. Non quando è partito l’ultimo backup — quando è stato riletto. È la differenza fra una copia e una protezione, e nella maggior parte delle aziende quella prova non è mai stata fatta.

Ci sono utenze di persone che non lavorano più qui. Non è negligenza: è che nessuno tiene un elenco di chi ha accesso a cosa, quindi non c’è niente da cui togliere un nome.

Qualcuno entra da casa con il desktop remoto aperto su Internet. Aperto in fretta anni fa e mai più rivisto. È la scorciatoia più diffusa e la porta d’ingresso preferita dai ransomware.

Ci sono computer che nessuno vuole toccare. «Quello non si aggiorna perché poi il gestionale non parte». Ogni azienda ne ha almeno uno, e nessuno sa più perché.

Gli aggiornamenti si fanno quando qualcuno se ne ricorda. Se non c’è un calendario e un rapporto scritto, non si stanno facendo.

Il fornitore risponde bene ma non lascia niente di scritto. È il segnale più sottile e il più costoso: significa che il patrimonio tecnico della tua azienda vive in una testa che non è la tua.

Che cosa non facciamo

Vale quanto l’elenco di quello che facciamo, e serve a non farti perdere tempo.

Non vendiamo hardware o software fine a sé stessi. Li forniamo dentro un progetto o un contratto, perché un server consegnato senza chi lo mantiene è un problema rimandato. Se cerchi solo l’acquisto al prezzo migliore, non siamo l’interlocutore giusto e te lo diciamo subito.

Non facciamo assistenza a privati. Nessun computer di casa, nessuna riparazione al banco. È una scelta di specializzazione: le competenze e i tempi di risposta che servono a un’azienda sono diversi.

Non ci presentiamo con nomi di clienti. Gli accordi di riservatezza valgono più di una pagina di marketing. Al loro posto raccontiamo sei situazioni ricorrenti, dichiarate per quello che sono.

Non proponiamo prima di aver guardato. Un preventivo fatto senza sapere quali dipendenze esistono fra i sistemi è una stima, e le stime in questo mestiere sbagliano nel punto peggiore.

Il primo passo

Un consulente viene a guardare com’è messa la tua infrastruttura, ti dice cosa ha senso fare e ti lascia una fotografia scritta. Gratuitamente e senza impegno - anche se poi decidi di tenerti il fornitore che hai.