Più di una fornitura: una gestione completa
Xion IT Group è partner di importanti produttori di sistemi di stampa nazionali e internazionali, ma la differenza non sta nel prodotto: sta nel servizio. Offriamo un pacchetto completo - non ci limitiamo a fornirti la stampante o la multifunzione, ma gestiamo tutta la parte di manutenzione, consumabili e operatività.
L’assistenza a 360°
- Fornitura hardware - stampanti e multifunzione adatte ai tuoi volumi di stampa;
- Installazione e configurazione in rete, integrate con le tue postazioni;
- Consumabili - toner e cartucce forniti grazie ad accordi diretti con fornitori europei;
- Manutenzione e interventi per garantire la continuità di stampa;
- Smaltimento a norma di toner e cartucce esauste con il programma Ecoprint, attivo su Milano.
Acquisto o noleggio: scegli tu
- Acquisto diretto - la soluzione classica, per chi preferisce la proprietà del bene.
- Noleggio a lungo termine - un canone fisso che include manutenzione e materiali di consumo: costi certi, nessun capitale immobilizzato e macchine sempre efficienti.
Si parte da un’analisi gratuita
Prima di proporti qualsiasi cosa, un nostro tecnico effettua una visita gratuita: analizza le esigenze di stampa della tua azienda e verifica la compatibilità con la tua infrastruttura informatica. Così la soluzione che ricevi è quella giusta, non quella a catalogo.
Il costo vero della stampa (che nessuno calcola)
Il prezzo della stampante è la parte piccola: il costo reale sta in consumabili, fermi, assistenza e tempo perso. Per questo la nostra analisi parte dal costo pagina complessivo:
- quanti volumi stampa davvero ogni reparto (quasi nessuno lo sa, noi lo misuriamo);
- quali dispositivi sono sovra o sottodimensionati rispetto all’uso;
- quanto costano i consumabili “compatibili economici” in guasti e qualità;
- quanto tempo perde il personale per stampanti inceppate o toner finiti senza scorta.
Il risultato tipico di una razionalizzazione: meno dispositivi, più adatti, con costi totali inferiori — e la fine delle telefonate “è finito il toner”.
Stampa sicura e GDPR
La multifunzione è un computer con dischi e rete — e come tale va protetta:
- stampa riservata con rilascio tramite codice o badge: i documenti sensibili non restano nel vassoio sotto gli occhi di tutti;
- dischi cifrati e cancellazione a fine vita — le multifunzioni memorizzano copie di ciò che passa: alla dismissione i dati vanno rimossi in modo certificato;
- scansione verso cartelle protette con permessi corretti, non verso email personali;
- firmware aggiornato — anche le stampanti hanno vulnerabilità.
Sono dettagli che diventano centrali per studi professionali e sanitari — e che nella nostra gestione sono lo standard, non un extra.
Digitalizzazione documentale
La multifunzione moderna è soprattutto uno scanner di produzione: con i giusti flussi, la carta in ingresso diventa documenti digitali classificati e ricercabili. Configuriamo scansione con riconoscimento del testo, smistamento automatico verso cartelle e gestionali e — per volumi importanti — automazioni AI che classificano ed estraggono i dati dai documenti.
La stampa è un servizio, non un apparato
Il modo più semplice per spendere male è ragionare per singola macchina: si compra la multifunzione quando serve, dove serve, e in cinque anni ci si ritrova con apparati di marche ed età diverse, ciascuno con la sua logica di gestione e i suoi materiali.
Ragionare per parco cambia il conto. Si guarda quanto si stampa davvero e dove, si dimensiona di conseguenza — spesso con meno macchine e meglio posizionate — e si porta tutto su una gestione unica: un solo modo di installare le stampanti sui computer, un solo pannello per vedere lo stato, un solo interlocutore quando qualcosa non va.
Le stampanti sono computer in rete, e vanno trattate come tali
È l’aspetto più trascurato in assoluto. Una multifunzione moderna ha un sistema operativo, un disco, un’interfaccia di amministrazione e una connessione di rete. Nella pratica che troviamo negli assessment:
- ha ancora la password predefinita del produttore, che è pubblica e nota;
- il suo pannello di amministrazione è raggiungibile da tutta la rete, a volte anche da fuori;
- conserva sul disco i documenti scansionati e stampati, che restano lì quando l’apparato viene sostituito o restituito a fine noleggio;
- non è mai stata aggiornata, perché nessuno la considera un dispositivo da aggiornare.
Sono quattro cose che si sistemano in un pomeriggio e che riducono un rischio concreto: la stampante è uno dei punti da cui si entra in una rete piatta, proprio perché nessuno la guarda.
Scansione e flusso documentale
Per molte aziende il valore della multifunzione non sta nella stampa ma nel verso opposto: portare la carta dentro i sistemi. Una scansione fatta bene — con riconoscimento del testo, nome del file coerente e destinazione automatica nella cartella giusta — trasforma un archivio cartaceo in un archivio ricercabile.
È anche il punto in cui si generano due problemi che vediamo spesso: le scansioni che finiscono in una cartella condivisa senza permessi, accessibile a tutta l’azienda, e quelle inviate per posta a caselle personali. Entrambe si risolvono in fase di configurazione, decidendo dove i documenti devono andare invece di lasciarlo scegliere a chi preme il pulsante.
Nelle pratiche che contengono dati di clienti o di dipendenti la destinazione non è un dettaglio organizzativo: è una scelta che rientra nel trattamento dei dati.