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Sei situazioni che incontriamo di continuo

Cosa troviamo davvero quando entriamo in un'azienda per la prima volta, cosa facciamo e cosa cambia.

Una precisazione, prima di cominciare

Quelli che seguono non sono casi di singoli clienti: sono situazioni che incontriamo con regolarità, ricostruite a partire da ciò che vediamo nelle visite di valutazione. I profili sono generici di proposito — settore e ordine di grandezza, mai elementi che permettano di risalire a qualcuno.

È una scelta e non un limite. Gli accordi di riservatezza con chi assistiamo valgono più di una pagina di marketing, e un caso singolo raccontato bene proverebbe comunque una cosa sola: che è andata bene una volta. Queste sono le ricorrenze, che dicono di più.Nessun numero qui è presentato come risultato garantito: dove compaiono, sono ordini di grandezza o cose che si misurano.

01 · Manifattura

Il ransomware entra dall’ufficio e arriva alla linea

Azienda manifatturiera, circa 60 postazioni, provincia di Bergamo

È lo scenario che incontriamo più spesso nel manifatturiero, e comincia sempre allo stesso modo: una email aperta in amministrazione. Il punto non è l’email — quelle arrivano a tutti — ma il fatto che fra la rete degli uffici e quella di produzione non ci sia nessuna separazione. In poche ore il problema passa dai computer amministrativi ai sistemi che governano la linea.

Cosa emerge dalla visita

  • Macchinari, sistemi di controllo e computer d’ufficio sulla stessa rete piatta, senza segmentazione.
  • Backup su un disco raggiungibile dagli stessi sistemi che dovrebbe proteggere: viene cifrato insieme al resto.
  • Accessi remoti permanenti dei manutentori dei macchinari, senza tracciamento e senza scadenza.
  • Sistemi di controllo su versioni fuori supporto, che il fornitore non aggiorna e l’azienda non può sostituire.

Cosa facciamo, in ordine

  1. 1Separazione della rete di produzione da quella degli uffici, progettata prima e applicata in una fermata già programmata.
  2. 2Backup isolati, con copie che i sistemi di produzione non possono raggiungere, e prove di ripristino periodiche.
  3. 3Accessi dei manutentori nominali, attivi solo quando servono e limitati alla singola macchina.
  4. 4Isolamento dei sistemi non aggiornabili, che restano al loro posto ma smettono di essere una porta sul resto.

Cosa cambia

Il risultato che conta non è misurabile in giorni di fermo evitati, perché il fermo evitato non si vede. È misurabile in due cose verificabili: il tempo di ripristino, che dopo l’intervento viene provato invece che stimato, e il perimetro raggiungibile da un attacco che parta dagli uffici, che si riduce alla sola rete amministrativa.

Il punto: La segmentazione è l’intervento con il miglior rapporto fra costo e rischio evitato in tutto il manifatturiero, e quasi nessuno la fa prima di un incidente. Non richiede sostituire macchinari: richiede decidere cosa può parlare con cosa.

02 · Studi professionali

Il tecnico storico va in pensione e nessuno sa com’è fatto niente

Studio professionale, circa 12 postazioni, area milanese

Uno studio che ha lavorato per quindici anni con la stessa persona di fiducia si trova senza. Non c’è stato nessun litigio e nessun guasto: semplicemente quella persona smette. Il problema emerge subito dopo, quando serve un intervento e il nuovo interlocutore scopre che non esiste alcuna documentazione: la configurazione dei sistemi stava nella testa di chi non c’è più.

Cosa emerge dalla visita

  • Nessuna mappa dell’infrastruttura: quanti server, quali servizi, quali dipendenze, nessuno lo sa con certezza.
  • Credenziali amministrative note a una persona sola, in alcuni casi non più recuperabili.
  • Account attivi di collaboratori che hanno lasciato lo studio anche anni prima.
  • Backup che girano regolarmente, mai verificati con un ripristino reale.

Cosa facciamo, in ordine

  1. 1Ricostruzione e documentazione dell’esistente prima di qualunque modifica: è la fase che rende tutto il resto più rapido.
  2. 2Recupero e riorganizzazione delle utenze amministrative, con più persone abilitate invece di una.
  3. 3Revisione degli accessi: chi c’è, chi non c’è più, chi vede cosa.
  4. 4Prima prova di ripristino completa, per sapere davvero in quanto tempo si torna operativi.

Cosa cambia

Al termine lo studio ha per la prima volta un documento che descrive i propri sistemi. Non è un risultato spettacolare da raccontare, ed è quello che cambia di più: da lì in avanti ogni intervento parte da una base nota invece che da un’esplorazione, e il costo di ogni problema successivo si abbassa.

Il punto: La dipendenza da una persona sola non è un rischio informatico, è un rischio organizzativo. Si risolve scrivendo le cose, e si può risolvere prima che quella persona se ne vada — che è il momento in cui costa meno.

03 · Trasversale

Il backup funzionava. Il ripristino no

Studio con archivio documentale rilevante, circa 8 postazioni

La situazione più comune di tutte, e la più sottovalutata. Il software di backup gira ogni notte, il registro non segnala errori, la spia è verde. Nessuno ha mai provato a rimettere in funzione i dati, perché finché non serve non c’è motivo di farlo. Poi serve.

Cosa emerge dalla visita

  • La copia include le cartelle configurate anni prima, non quelle create dopo: il lavoro recente non c’è.
  • Il supporto di destinazione è raggiungibile dalla rete, quindi esposto agli stessi rischi dei dati originali.
  • Nessuno conosce il tempo necessario a un ripristino completo: la stima corrente e quella reale differiscono di ore.
  • Le credenziali per accedere alle copie sono le stesse dei sistemi di produzione.

Cosa facciamo, in ordine

  1. 1Revisione di cosa viene effettivamente copiato, partendo da cosa serve per lavorare invece che da cosa era stato configurato.
  2. 2Copia cifrata fuori sede, indipendente dalle credenziali dei sistemi di produzione.
  3. 3Prova di ripristino completa, cronometrata, ripetuta a intervalli definiti.
  4. 4Definizione scritta del tempo di rientro atteso, così l’azienda sa cosa aspettarsi prima di averne bisogno.

Cosa cambia

Il cambiamento verificabile è uno solo, ed è il più importante: il tempo di ripristino passa da stimato a misurato. Prima era un numero che qualcuno immaginava; dopo è un numero che è stato cronometrato almeno una volta, con la stessa procedura che verrebbe usata davvero.

Il punto: Un backup mai ripristinato non è una protezione, è una speranza costosa. La verifica è l’attività meno visibile e più utile che si possa fare su un’infrastruttura, e va messa a calendario perché nessuno la fa spontaneamente.

04 · Sanità

La segreteria vede tutto, e nessuno se l’era chiesto

Poliambulatorio con più professionisti, area lombarda

In una struttura sanitaria con più professionisti che si alternano, il gestionale viene configurato all’inizio nel modo più semplice: un profilo unico, visibilità completa. Funziona benissimo dal punto di vista operativo, e resta così per anni. Il problema non è tecnico ed è invisibile finché qualcuno non pone la domanda: chi può vedere le cartelle di chi, e come si dimostra.

Cosa emerge dalla visita

  • Un solo profilo con accesso completo, usato da ruoli diversi con esigenze diverse.
  • Credenziali condivise fra professionisti che si alternano nei giorni.
  • Nessun tracciamento degli accessi: non è possibile ricostruire chi ha aperto quale cartella.
  • Apparecchiature diagnostiche sulla stessa rete degli uffici e, in alcuni casi, del Wi-Fi dei pazienti.

Cosa facciamo, in ordine

  1. 1Profili separati per ruolo, con visibilità limitata a ciò che serve per lavorare.
  2. 2Account nominali per ciascun professionista, al posto delle credenziali condivise.
  3. 3Attivazione del tracciamento degli accessi alle cartelle.
  4. 4Separazione delle apparecchiature diagnostiche dalla rete degli uffici e da quella dei pazienti.

Cosa cambia

La struttura passa dal non poter rispondere alla domanda «chi ha visto cosa» al poterlo dimostrare con un registro. È anche ciò che protegge il personale corretto: senza tracciamento, in caso di segnalazione non è possibile escludere nessuno.

Il punto: In sanità i provvedimenti più frequenti non riguardano attacchi esterni ma accessi interni non giustificati. Separare i permessi è un lavoro di mezza giornata che quasi nessuno fa finché non è costretto.

05 · Subfornitura

Il committente manda un questionario e l’azienda non sa da dove partire

Fornitore di un gruppo industriale, provincia di Bergamo

Da quando i grandi committenti hanno iniziato a censire i propri fornitori ICT, capita sempre più spesso che un’azienda in subfornitura riceva un questionario sulla sicurezza. Non è una verifica ostile: è una condizione per restare nell’elenco dei fornitori. Il problema è che nessuno in azienda ha le informazioni per compilarlo, e la tentazione è rispondere a sensazione.

Cosa emerge dalla visita

  • Nessun elenco aggiornato dei sistemi, dei fornitori informatici e dei dati trattati.
  • Misure di sicurezza presenti ma non documentate: esistono, e non si riesce a dimostrarle.
  • Nessun responsabile identificato per le richieste che arrivano dai clienti.
  • Documentazione ricostruita ogni volta da zero, con risposte diverse a domande simili.

Cosa facciamo, in ordine

  1. 1Assessment che fotografa la situazione reale, senza abbellirla: è il punto di partenza obbligato.
  2. 2Adeguamento delle misure dove serve, con priorità decise sul rischio e non sull’ordine del questionario.
  3. 3Documentazione mantenuta allineata nel tempo, non prodotta una volta e dimenticata.
  4. 4Un referente unico per le richieste dei committenti, così le risposte restano coerenti.

Cosa cambia

L’azienda passa dal rincorrere ogni questionario al rispondere attingendo a una documentazione che esiste già ed è aggiornata. Il tempo per rispondere si accorcia da settimane a ore, e soprattutto le risposte smettono di contraddirsi fra un cliente e l’altro.

Il punto: La conformità nella filiera non è un adempimento burocratico: è una condizione commerciale. Chi la affronta prima la trasforma in un argomento di vendita; chi la affronta dopo la subisce come un ostacolo.

06 · Servizi professionali

Il gestionale regge dieci mesi su dodici

Studio con forte stagionalità, circa 20 postazioni

Uno studio con carichi stagionali convive per mesi con un’infrastruttura che sembra adeguata, perché nei periodi normali lo è. Nelle settimane di punta gli stessi sistemi rallentano fino a rendere il lavoro faticoso, e la conclusione condivisa in studio è che «il gestionale è lento». Quasi mai è il gestionale.

Cosa emerge dalla visita

  • Backup e attività di manutenzione pianificati in orari che si sovrappongono alle ore di lavoro intenso.
  • Server dimensionato sul carico medio e non sui picchi, con margini che spariscono proprio quando servono.
  • Nessuna misurazione storica: le sensazioni degli utenti sono l’unico dato disponibile.
  • Postazioni di età molto diversa, con differenze di prestazioni attribuite al software.

Cosa facciamo, in ordine

  1. 1Misurazione del carico reale prima del periodo di punta, invece che durante.
  2. 2Riprogrammazione delle attività automatiche fuori dalle ore di lavoro.
  3. 3Interventi mirati dove la misura indica il collo di bottiglia, che raramente è dove ci si aspetta.
  4. 4Verifica di controllo nel periodo successivo, per confermare che il problema sia stato risolto e non spostato.

Cosa cambia

Il cambiamento è che il periodo di punta smette di essere una sorpresa annuale. Le verifiche si fanno nelle settimane precedenti, quando c’è tempo per intervenire, invece che nel giorno della scadenza, quando non ce n’è.

Il punto: Quando un sistema è lento solo in certi periodi, la causa è quasi sempre organizzativa prima che tecnica. Misurare prima costa poche ore; scoprirlo durante il picco costa a tutto lo studio.

Dove approfondire

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