Viene attivata quasi sempre in autonomia, perché è semplice: si comprano le licenze e si comincia. Le configurazioni che riguardano la sicurezza e la conservazione restano invece ai valori predefiniti, che non sono pensati per un’azienda.
Le tre impostazioni che troviamo più spesso non fatte sono: il secondo fattore di autenticazione non obbligatorio, l’inoltro automatico della posta verso l’esterno non bloccato — è il primo passo di ogni frode sui bonifici — e nessuna copia indipendente dei dati.
Le sei impostazioni che quasi nessuno cambia
L’attivazione è semplice e questo è il problema: si comincia a lavorare e le configurazioni di sicurezza restano ai valori predefiniti, che sono pensati per far funzionare tutto subito, non per proteggere un’azienda.
Secondo fattore non obbligatorio
Disponibile ma non imposto. Finché resta facoltativo, lo attivano poche persone e quasi mai chi ha i privilegi più alti.
Inoltro automatico verso l’esterno permesso
È il primo passo di ogni frode: chi compromette una casella crea una regola di inoltro e legge la corrispondenza per settimane senza che nessuno noti nulla.
Nessun backup dei contenuti
Microsoft garantisce il servizio, non i vostri dati contro cancellazioni ed errori. Il cestino ha una scadenza, e dopo non c’è più nulla.
Registro degli accessi non conservato
Senza un piano adeguato lo storico dura poche settimane, e dopo un incidente ricostruire cosa è successo diventa impossibile.
Condivisioni esterne senza scadenza
I collegamenti a documenti condivisi con l’esterno restano attivi per sempre, anche anni dopo la fine del progetto.
Utenze di ex dipendenti attive
Le licenze costano, quindi le caselle si disattivano; ma spesso restano attive perché nessuno tiene l’elenco di chi è uscito.
La verifica che vale dieci minuti
C’è un controllo che ogni azienda dovrebbe fare oggi stesso, indipendentemente da tutto il resto: verificare se esistono regole di inoltro automatico della posta verso indirizzi esterni.
È il segnale più affidabile di una casella compromessa, si trova nel pannello di amministrazione in pochi clic, e nella nostra esperienza in una azienda su cinque salta fuori almeno una regola che nessuno ricordava di aver creato.
Perché conta per un’azienda
Microsoft garantisce la disponibilità del servizio, non la conservazione dei vostri dati contro cancellazioni ed errori. La responsabilità del backup dei contenuti resta dell’azienda, ed è scritto nei loro stessi termini.
L’errore che vediamo più spesso
Verificate se esiste una regola di inoltro automatico della posta di qualcuno verso un indirizzo esterno. È il segnale più comune di una casella compromessa, e nessuno lo controlla mai.