È il punto in cui la licenza dei prodotti server viene fraintesa più spesso. Comprare il sistema operativo del server non dà diritto a farlo usare: serve una licenza di accesso per ogni utente o per ogni dispositivo che vi si collega, e la scelta fra i due criteri incide molto sul costo.
La regola pratica è semplice: se le persone sono meno dei dispositivi — chi lavora da più postazioni — conviene licenziare per utente; se i dispositivi sono meno delle persone — turni che condividono le stesse macchine — conviene per dispositivo.
La voce che compare in fondo al preventivo e che nessuno guarda
Oltre alla licenza del sistema che gira sul server, molti prodotti richiedono una licenza per ogni persona o per ogni dispositivo che vi accede. Sono le licenze di accesso, e hanno due caratteristiche che le rendono insidiose.
La prima è che non impediscono di lavorare: un ambiente non correttamente licenziato funziona esattamente come uno in regola, quindi nessuno se ne accorge finché non arriva una verifica.
La seconda è che crescono con l’azienda in modo silenzioso. Si acquistano venti accessi, si assume, si passa a trenta persone, e nessuno collega l’assunzione a una voce di licenza.
La verifica da fare è semplice e vale la pena metterla nel giro annuale: quante persone e quanti dispositivi accedono a ciascun sistema, e quante licenze abbiamo. Un conteggio in regola vale anche in trattativa, perché il rischio di una verifica pesa sulla valutazione di un’azienda.
Perché conta per un’azienda
È una delle poche voci in cui una scelta sbagliata all’acquisto si paga per tutta la durata dell’infrastruttura, e in cui una verifica in fase di audit può produrre richieste economiche non preventivate.
L’errore che vediamo più spesso
Le licenze di accesso vanno contate anche per chi si collega da remoto e per gli account di servizio. Sono le due categorie dimenticate più di frequente.