Non coincide con l’archiviazione: salvare le fatture elettroniche in una cartella non è conservazione a norma. Serve un processo che apponga riferimenti temporali, mantenga i formati leggibili nel tempo e produca la documentazione del processo stesso.
Riguarda fatture elettroniche, libri contabili, contratti firmati digitalmente e, per gli studi professionali, buona parte della documentazione dei clienti. I termini variano per tipologia e arrivano a dieci anni e oltre.
Non è archiviare, e non è nemmeno fare il backup
Sono tre cose diverse e la confusione fra loro produce errori che si scoprono tardi.
**Archiviare** significa mettere un documento in un posto da cui si possa recuperare. **Fare il backup** significa averne una copia per il caso in cui l’originale si perda. **Conservare a norma** significa garantire nel tempo che quel documento sia autentico, integro, leggibile e reperibile — con firme e riferimenti temporali che ne provino la validità anche fra molti anni.
La conseguenza pratica è che un backup, per quanto ben fatto, non assolve l’obbligo di conservazione. Sono due cose che servono a scopi diversi e vanno entrambe: il backup protegge dalla perdita, la conservazione protegge il valore probatorio.
Il rischio del formato, che è quello vero
La minaccia principale per un archivio decennale non è la perdita dei file: è che fra quindici anni non ci sia più niente in grado di aprirli. È già successo con formati che sembravano eterni.
È il motivo per cui la conservazione prevede formati aperti e duraturi, e per cui l’operazione va pianificata all’inizio invece che rimandata. Riversare in un formato adeguato un archivio di documenti già prodotti male è un lavoro molto più costoso che produrli bene fin da subito.
Perché conta per un’azienda
Un documento conservato male può non essere opponibile in caso di contestazione o verifica fiscale, che è precisamente il momento in cui serve.
L’errore che vediamo più spesso
Se vi affidate a un servizio esterno, verificate cosa succede alla scadenza del contratto e come si recuperano i documenti. È la domanda che nessuno fa alla firma e che diventa urgente quando si cambia fornitore.