Non coincide con l’archiviazione: salvare le fatture elettroniche in una cartella non è conservazione a norma. Serve un processo che apponga riferimenti temporali, mantenga i formati leggibili nel tempo e produca la documentazione del processo stesso.
Riguarda fatture elettroniche, libri contabili, contratti firmati digitalmente e, per gli studi professionali, buona parte della documentazione dei clienti. I termini variano per tipologia e arrivano a dieci anni e oltre.
Perché conta per un’azienda
Un documento conservato male può non essere opponibile in caso di contestazione o verifica fiscale, che è precisamente il momento in cui serve.
L’errore che vediamo più spesso
Se vi affidate a un servizio esterno, verificate cosa succede alla scadenza del contratto e come si recuperano i documenti. È la domanda che nessuno fa alla firma e che diventa urgente quando si cambia fornitore.