È la differenza fra un’infrastruttura gestita e una che sta nella testa di qualcuno. Finché quella persona è disponibile la distinzione non si vede; il giorno in cui non lo è, ogni intervento riparte da un’esplorazione che si paga in ore.
Non deve essere un manuale. Deve rispondere a poche domande: quali sistemi esistono, come sono collegati, dove sono le credenziali, cosa dipende da cosa, e quali sono le tre procedure di emergenza più probabili.
È un bene dell’azienda, non del fornitore
Schemi di rete, configurazioni degli apparati, credenziali, storia degli interventi, procedure di ripristino: è il patrimonio tecnico dell’impresa, e in moltissimi casi non esiste da nessuna parte se non nella memoria di una persona.
Quando esiste ma è del fornitore, il problema è diverso e altrettanto serio: cambiare fornitore diventa costoso non per ragioni tecniche ma perché il nuovo deve ricostruire da zero ciò che il precedente non consegna. È una forma di vincolo che non compare in nessun contratto.
La domanda da porre — a chiunque, noi compresi — è secca: **la documentazione dei nostri sistemi ci viene consegnata?** Una risposta vaga è già una risposta.
Che cosa deve contenere per essere utile davvero
Non un manuale: cinque cose che servono nel momento in cui qualcosa non va e chi sa non è raggiungibile.
Che cosa si ferma se spengo questo
La mappa delle dipendenze fra sistemi è la parte più preziosa e la più raramente scritta.
Dove sono le credenziali di emergenza
Custodite in modo sicuro, ma raggiungibili da più di una persona. Un archivio che dipende da un individuo solo non è una custodia, è un rischio.
Come si ripristina, passo per passo
Scritto in modo che lo possa eseguire anche chi non ha costruito il sistema, perché è esattamente la situazione in cui servirà.
Perché conta per un’azienda
È il primo lavoro che facciamo quando prendiamo in carico un’azienda, prima di cambiare qualunque cosa. Senza, ogni intervento successivo costa il doppio — e questo vale per noi come per chiunque altro.
L’errore che vediamo più spesso
La documentazione deve essere vostra e trasferibile. Un fornitore che la tiene per sé sta usando l’opacità come strumento di fidelizzazione, ed è una ragione sufficiente per valutarne un altro.