Il vincolo che questo mestiere ha in più
Uno studio di consulenza del lavoro tratta gli stessi tipi di dati di uno studio commercialista, con un’aggiunta che cambia il livello richiesto: nelle pratiche del personale ci sono dati sulla salute.
Non serve gestire una struttura sanitaria per averne. Compaiono nei cedolini e nelle pratiche ordinarie sotto forma di assenze per malattia, infortuni sul lavoro, permessi legati a condizioni personali o a disabilità, visite mediche. Sono categorie particolari di dati, e questo alza tre cose: le misure di sicurezza richieste, la soglia per valutare una violazione, e l’attenzione su chi può consultare cosa.
La conseguenza pratica più immediata riguarda un’abitudine diffusa: l’utente condiviso del gestionale paghe non è sostenibile. Con questi dati serve poter dire chi ha consultato una pratica, e con un accesso unico non si può.
Dove l’AI rende, e dove non deve entrare
Rende sulla parte documentale, che in questi studi è imponente. Classificare i documenti in arrivo dai clienti — comunicazioni, certificati, variazioni, richieste — e associarli automaticamente all’azienda e alla pratica giusta è il lavoro più ripetitivo e più facilmente alleggeribile che esista.
Rende sulla ricerca nell’archivio contrattuale: ritrovare una clausola già negoziata, un accordo aziendale gestito due anni fa, il precedente di una situazione simile.
Rende sulle comunicazioni ricorrenti: le lettere ai clienti che si ripetono, le richieste di documenti mancanti, i promemoria sulle scadenze.
Non deve entrare nei conteggi. I sistemi linguistici non sono strumenti di calcolo: producono numeri verosimili con la stessa sicurezza con cui producono quelli corretti. In materia retributiva e contributiva un errore ha conseguenze immediate e verificabili. Il calcolo resta al gestionale e la responsabilità al professionista.
Che cosa non va immesso, mai
È l’elenco che va scritto prima e che in uno studio del lavoro è più lungo che altrove:
- certificati medici e qualunque documentazione sanitaria;
- dati su condizioni personali, disabilità, situazioni familiari protette;
- provvedimenti disciplinari e documentazione di contenzioso;
- dati identificativi completi dei lavoratori insieme ai loro dati retributivi;
- comunicazioni riservate fra lo studio e la direzione di un’azienda cliente.
L’elenco vale a prescindere dallo strumento, ed è la parte della policy che le persone devono conoscere a memoria.
Il calendario decide quando si introduce
Uno studio che gestisce le paghe ha un carico a picchi: pochi giorni al mese concentrano il lavoro di settimane, e in quei giorni non si sperimenta niente.
È anche il motivo per cui l’AI in questi studi ha un ritorno più visibile che altrove: nelle settimane di punta il collo di bottiglia non è la competenza tecnica, che c’è, ma il tempo speso a smistare documenti, inseguire allegati mancanti e rispondere a domande ripetute. È esattamente la parte che si può alleggerire.
L’analisi dei flussi si fa in qualunque momento; l’attivazione si programma lontano dalle scadenze.
Come lo facciamo
Prima si guarda cosa già succede. In quasi tutti gli studi qualcuno ha già cominciato per conto suo. Il primo passo non è vietare: è sapere.
Poi si mette in ordine l’archivio, se serve, perché un assistente documentale funziona su documenti organizzati con criterio.
Poi si scrive l’elenco di cosa si può immettere e cosa no, con i casi concreti di questo mestiere.
Infine si forma chi lo userà, perché l’errore che costa di più è la persona che, in buona fede, incolla un certificato medico dove non doveva.
Il resto
Vedi anche AI per commercialisti, con cui questo studio condivide gran parte dei flussi, IT, AI e sicurezza per commercialisti e consulenti del lavoro e GDPR per commercialisti per la distinzione fra titolare e responsabile, che qui è particolarmente rilevante.
Il primo passo
Un’analisi dei flussi documentali: dove si perde tempo, quali attività si prestano davvero e quali no. Gratuitamente e senza impegno.