Due paesi, due leggi, un solo sistema informativo
Chi ha una società in Svizzera e un’entità in Italia si trova con due normative sulla protezione dei dati che insistono sullo stesso sistema informativo: la nLPD svizzera e il GDPR europeo. Gli stessi server, le stesse caselle di posta, gli stessi backup — e due insiemi di obblighi.
L’errore più comune è affrontarle come due progetti separati, con due consulenti che non si parlano. Il risultato è il doppio del lavoro e, spesso, il doppio delle incoerenze.
L’approccio che consigliamo
La nLPD è in vigore dal 1° settembre 2023 ed è stata scritta avvicinandosi al GDPR, anche per facilitare gli scambi di dati con l’Unione europea. I principi di fondo coincidono in larga parte: minimizzazione, trasparenza, sicurezza adeguata, valutazione d’impatto per i trattamenti rischiosi, notifica delle violazioni.
Questo permette di costruire un impianto unico e di aggiungere solo le specificità di ciascun ordinamento, invece di duplicare tutto.
Sul lato italiano ci occupiamo di:
- registro dei trattamenti dell’entità italiana, coerente con quello del gruppo;
- informative e basi giuridiche per dipendenti, clienti e fornitori italiani;
- nomine e contratti con i responsabili del trattamento (i fornitori italiani vanno valutati);
- mappatura dei flussi tra la sede italiana e la casa madre, documentata correttamente;
- misure tecniche effettive — accessi, cifratura, backup testati, gestione degli incidenti;
- procedura di data breach, con la finestra di notifica delle 72 ore già organizzata.
Il punto in cui quasi tutti sono scoperti
Nella nostra esperienza le contestazioni non nascono quasi mai da un documento formulato male, ma da una misura tecnica che non c’è: il backup mai testato, gli accessi dell’ex dipendente ancora attivi, il fornitore che non è mai stato valutato.
Qui sta il vantaggio di avere un unico partner: chi scrive la procedura è chi la implementa sui sistemi e poi la verifica. Per tenere traccia nel tempo di registri, scadenze e adempimenti utilizziamo GAPOFF, la piattaforma di compliance operations che abbiamo sviluppato internamente.
Dove ci fermiamo
Siamo un’azienda italiana e presidiamo con competenza diretta il perimetro italiano. Sul lato svizzero lavoriamo a supporto del vostro consulente, non al suo posto: vi diciamo come i due sistemi si parlano, ma la consulenza legale svizzera resta a chi vi segue in Svizzera.
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