Il fascicolo vive in quattro posti diversi
In uno studio legale tutto ruota intorno alla pratica, e questo è esattamente il problema: gli strumenti che la toccano sono quasi sempre quattro e quasi sempre separati.
Il gestionale conosce la pratica, le parti e le voci di parcella. L’archivio documentale — che spesso è semplicemente una struttura di cartelle sul server — contiene i documenti. La posta certificata riceve notifiche e depositi che qualcuno deve associare alla pratica giusta. Lo scadenzario vive in un’agenda, a volte su carta, alimentato a mano da chi legge gli atti.
Ognuno funziona. Quello che manca è il collegamento, e a colmarlo è una persona che copia, rinomina, associa e ricorda. È lavoro qualificato speso in attività che non richiedono qualificazione, ed è anche il punto in cui una scadenza può sfuggire.
Dove si perde più tempo, in ordine
Associare la posta certificata alla pratica. Arriva una notifica, qualcuno la apre, capisce di quale fascicolo si tratta, la salva nella cartella giusta e aggiorna l’agenda. Ogni giorno, per ogni messaggio. È il candidato numero uno all’automazione.
Ritrovare un documento. Non nel gestionale, dove sta l’anagrafica della pratica, ma dentro i documenti: un passaggio, una clausola, un precedente. Con un archivio organizzato bene si trova; con vent’anni di cartelle accumulate con criteri diversi, no.
Preparare documenti ricorrenti. Diffide, procure, comunicazioni standard: dati che il gestionale ha già, ricopiati in un modello.
Tenere allineato lo scadenzario. È il punto in cui l’errore costa di più, e quello che dipende ancora di più dall’attenzione di una persona.
Che cosa facciamo
Prima si segue una pratica. Dall’apertura alla chiusura, annotando ogni volta che qualcuno tocca qualcosa a mano. Poche giornate di lavoro, e produce la prima mappa vera di come lo studio funziona davvero.
Poi si verifica cosa è tecnicamente possibile. Alcuni gestionali per studi legali permettono di essere interrogati dall’esterno, altri no per scelta commerciale. Va accertato prima di promettere, perché cambia le opzioni disponibili.
Poi si automatizza dove rende di più. Il tratto che consuma più ore e ha meno eccezioni. Un’automazione che copre l’ottanta per cento dei casi e lascia il resto a una persona vale più di una che tenta tutto e si rompe al primo caso strano.
Il su misura solo dove serve. Un portale, uno strumento interno, una web app: quando nessun prodotto standard copre quel processo, non per principio.
Prima di automatizzare, va messo in ordine l’archivio
È la parte che nessuno racconta e che decide la riuscita più della tecnologia. Un sistema che cerca nei documenti funziona se i documenti hanno una struttura; se stanno in cartelle chiamate «definitivo», «definitivo 2» e «definitivo buono», il primo lavoro utile è quello — e vale comunque, con o senza automazioni.
Lo stesso vale per i permessi. In uno studio in cui possono esistere incarichi in conflitto, chi accede a quale fascicolo non è un dettaglio organizzativo: è una questione deontologica prima che informatica.
Il resto dell’informatica dello studio
Vedi anche IT, AI e sicurezza per studi legali, AI per studi legali per la parte di ricerca e sintesi documentale, e lo sviluppo software su misura per il metodo con cui lavoriamo.
Il primo passo
Seguiamo una pratica dall’apertura alla chiusura e contiamo i passaggi manuali. Da lì esce l’elenco di ciò che si può togliere di mezzo, con le priorità. Gratuitamente e senza impegno.