Il problema non è il gestionale. È quello che sta in mezzo
Quando uno studio commercialista ci chiama per «un problema di software», nella grande maggioranza dei casi il gestionale funziona benissimo. Quello che non funziona è il resto.
Uno studio medio usa tre o quattro applicativi diversi — contabilità, paghe, dichiarativi, gestione documentale — spesso di fornitori diversi, ciascuno perfettamente in ordine per conto suo. Fra l’uno e l’altro non c’è niente, e quel niente viene riempito da una persona che ribatte i dati a mano, da un file di calcolo che qualcuno aggiorna, e da un’abitudine che nessuno ha mai messo per iscritto.
Il costo di quel niente non compare in nessuna fattura, ed è alto: sono ore di lavoro qualificato spese a copiare, ed è anche il punto in cui un dato può sbagliarsi senza che nessuno se ne accorga.
Dove i dati si perdono, in uno studio
Sono sempre gli stessi quattro punti, e li riconoscete subito.
Fra contabilità e paghe. Gli stessi dati anagrafici e gli stessi movimenti, inseriti due volte in due sistemi che non si parlano.
Nei documenti che arrivano dai clienti. Fatture, ricevute, contratti, in ogni formato immaginabile, che qualcuno apre, guarda, rinomina e archivia manualmente. È il lavoro più ripetitivo e più facilmente automatizzabile che esista in uno studio.
Verso i portali degli enti. Depositi, invii, ricevute da scaricare e riconciliare. Molto di questo è già automatizzabile e quasi nessuno lo automatizza.
Nelle anagrafiche. La stessa azienda cliente esiste in tre sistemi con tre versioni dei dati, e nessuno sa quale sia quella giusta. È il problema più noioso e quello che genera più errori a valle.
Che cosa facciamo, in ordine
Prima si guarda il flusso, non il software. Si segue un documento dal momento in cui entra nello studio a quando esce, e si annota ogni volta che una persona lo tocca. È un lavoro di poche giornate e produce quasi sempre la prima mappa vera di come lo studio funziona davvero.
Poi si verifica cosa è tecnicamente possibile. Alcuni gestionali espongono un modo per essere interrogati dall’esterno, altri no per scelta commerciale. Questo va accertato prima di promettere qualcosa, e la risposta cambia le opzioni.
Poi si automatizza il tratto che rende di più. Non tutto: il passaggio che consuma più ore e ha meno eccezioni. Un’automazione che funziona nell’ottanta per cento dei casi e lascia il resto a una persona vale molto più di una che tenta di coprire tutto e si rompe.
Il su misura solo dove serve. Costruiamo un pezzo nuovo — un portale, una web app, uno strumento interno — quando nessun prodotto standard copre quel processo. Non per principio, e non prima di aver verificato che non esista già.
Il portale clienti, quando ha senso
È la richiesta più frequente dopo le integrazioni, e vale la pena essere onesti su quando conviene.
Conviene se lo studio scambia documenti con molti clienti e oggi lo fa via email — che è scomodo da cercare, pesante da archiviare e discutibile quando dentro ci sono dati di terzi. Un portale dà a ogni cliente uno spazio proprio, con i permessi giusti e una traccia di chi ha caricato cosa e quando.
Non conviene se i clienti sono pochi o se non lo useranno. Un portale che nessuno apre è peggio dell’email, perché aggiunge un canale invece di sostituirlo. La domanda da farsi prima è come i vostri clienti lavorano davvero, non quanto è elegante lo strumento.
Il resto dell’informatica dello studio
Un progetto di questo tipo poggia su cose che devono già essere in ordine: accessi individuali invece di un utente condiviso, le credenziali dei clienti custodite in un gestore e non in un foglio, backup che si ripristinano davvero e comprendono i database dei gestionali nel modo corretto.
Vedi anche IT, AI e sicurezza per commercialisti, AI per commercialisti per la parte documentale, e lo sviluppo software su misura per il metodo.
Il primo passo
Seguiamo un documento dall’ingresso all’uscita e contiamo quante volte qualcuno lo tocca. Da lì esce l’elenco di ciò che si può togliere di mezzo, con le priorità. Gratuitamente e senza impegno.