Lo stesso ordine, dalla postazione al progetto
Il metodo non cambia con la dimensione del lavoro. Vale per la sostituzione di un computer come per il rifacimento della rete di uno stabilimento, e ha quattro momenti.
1. Prima si fotografa, senza toccare niente
Il primo passo non è prendere il controllo: è capire cosa c’è. Server, postazioni, rete, accessi, backup, contratti in corso e scadenze — e soprattutto come le cose dipendono l’una dall’altra.
Sembra un passaggio burocratico ed è quello che evita l’errore più costoso del mestiere: scoprire una dipendenza il giorno dello spegnimento. Nella maggior parte delle aziende nessuno sa dire con precisione cosa si ferma spegnendo un certo server, e quella conoscenza non esce da un colloquio commerciale.
Ne esce un documento che è vostro dal primo giorno, anche se poi decideste di non proseguire.
2. Poi si decide con i numeri davanti
Priorità, costi, tempi e un ordine di esecuzione. Il numero da cui tutto dipende è quasi sempre lo stesso e quasi nessuno l’ha calcolato: quanto costa un’ora di fermo per la vostra azienda. Da lì escono i due parametri che guidano ogni scelta di infrastruttura — quanto lavoro potete permettervi di rifare e quante ore potete stare fermi.
Senza quel numero, ogni proposta è una scelta di gusto: di solito sovradimensionata dove non serve e insufficiente dove conta.
In questa fase capita di concludere che non serve fare niente, o che serve molto meno di quanto era stato proposto. Lo diciamo.
3. Poi si esegue a blocchi
Mai tutto insieme. Ogni blocco ha un risultato utile alla fine, una finestra concordata e un percorso di ritorno se qualcosa non va come previsto.
Nelle aziende con produzione o con turni questo non è un vezzo organizzativo: è l’unico modo di lavorare senza fermare nulla. Un progetto che chiede all’azienda di stare ferma per essere realizzato è un progetto disegnato male.
Nei passaggi di fornitore vale lo stesso principio, per strati: prima monitoraggio e helpdesk, che si affiancano senza spegnere niente; poi sicurezza e copie; per ultimi i sistemi che, se toccati male, fermano l’azienda.
4. Poi resta scritto, e resta vostro
Ogni intervento lascia una traccia consultabile: cosa è successo, cosa è stato fatto, quanto è durato. Configurazioni, schemi e credenziali sono documentati e consegnabili anche alla fine del rapporto.
Non è una gentilezza: è il patrimonio tecnico della vostra azienda. Un fornitore che tiene per sé la mappa dei vostri sistemi non vi sta proteggendo, vi sta legando — e questa frase vale anche quando il fornitore siamo noi.
Le tre domande che consigliamo di fare a chiunque
Le mettiamo per iscritto perché reggono anche puntate contro di noi.
Quante persone rispondono davvero al telefono? Non quante compaiono sul sito. La risposta arriva in due secondi o non arriva.
Cosa succede quando il mio referente non c’è? Se è «la richiamo quando rientra», il presidio non esiste. Se è «chiunque prende in carico, perché la vostra configurazione è documentata», esiste.
La documentazione dei miei sistemi è mia? Una risposta vaga è già una risposta.
Le altre sette stanno nel test sul fornitore attuale e nella guida su come si sceglie un partner informatico.
Come si vede il metodo, in concreto
Abbiamo raccolto sei situazioni ricorrenti — dichiarate per quello che sono, cioè ricorrenze e non clienti singoli — dove si vede cosa troviamo entrando in un’azienda per la prima volta, cosa facciamo e in quale ordine.
Il primo passo
Una visita di valutazione: un consulente guarda com’è messa l’infrastruttura, dice cosa ha senso fare e lascia una fotografia scritta con le priorità. Gratuitamente e senza impegno, anche se poi decidete di non cambiare niente.