Sembra amministrabile da chiunque, ed è il problema
Microsoft 365 ha un pannello di amministrazione fatto bene: chiaro, tradotto, con i pulsanti al posto giusto. La conseguenza è che in moltissime aziende finisce gestito da chi ha tempo invece che da chi sa — il titolare, la persona dell’amministrazione che se ne intende, a volte il fornitore del gestionale come attività secondaria.
Funziona, finché le persone sono poche. Poi l’azienda cresce, entrano ed escono collaboratori, si aggiungono cartelle condivise, e la configurazione si stratifica esattamente come si stratifica un’infrastruttura fisica. Con una differenza: qui la stratificazione non si vede, perché tutto continua a funzionare.
Le tre cose che troviamo in quasi ogni verifica
Licenze pagate per persone che non ci sono più. Disattivare un’utenza e rimuovere la licenza sono due operazioni distinte, e la seconda si dimentica. In un’azienda di trenta persone ne troviamo regolarmente fra tre e sei — una spesa ricorrente che si taglia in un pomeriggio.
Permessi cresciuti per aggiunte. Qualcuno chiede accesso a una cartella per un progetto, glielo si dà, il progetto finisce e nessuno lo toglie. Ripetuto per anni, il risultato è che tutti vedono tutto. Non è una scelta: è l’assenza di una revisione.
Nessuno che sappia dove stanno i file. Fra archivi personali, cartelle di gruppo, spazi di squadra e condivisioni create al volo, la stessa informazione esiste in tre posti e la versione buona non è identificabile. È anche il motivo per cui gli assistenti documentali e le ricerche interne funzionano male: cercano in un disordine.
Che cosa gestiamo
- Utenze e licenze — creazione, dismissione, assegnazione corretta del tipo di licenza al ruolo, e la verifica periodica di cosa si sta pagando;
- Ingresso e uscita delle persone — la casella pronta il primo giorno con i permessi giusti, e chiusa correttamente l’ultimo, comprese le regole di posta e i dispositivi;
- Permessi e struttura dei file — progettati per ruolo invece che concessi a richiesta;
- Migrazioni — da posta locale o da un altro fornitore, per gruppi e senza fermare il lavoro;
- Supporto agli utenti — le richieste quotidiane, che sono la maggior parte del volume: una condivisione che non funziona, una firma da sistemare, un dispositivo nuovo da configurare;
- Sicurezza dell’ambiente — trattata a parte perché merita spazio suo, nella pagina sulla sicurezza Microsoft 365.
Le migrazioni: la parte difficile non è la posta
Spostare le caselle è la parte prevedibile e ben documentata. Quello che fa fallire le migrazioni è tutto ciò che alla posta è attaccato e che nessuno mette nell’elenco.
Le firme aziendali, che vanno rifatte. Le regole di smistamento che ogni persona si è costruita negli anni. I calendari condivisi e le deleghe fra segreteria e direzione. Le caselle di gruppo — informazioni, amministrazione, ordini — che spesso sono le più importanti e le meno documentate. I dispositivi mobili di tutti, che vanno riconfigurati uno per uno. E gli applicativi che mandano posta a nome dell’azienda: gestionali, fatturazione, sistemi di prenotazione, che smettono di funzionare se nessuno li aggiorna.
Il metodo che usiamo è per gruppi, con i due ambienti che convivono durante il passaggio, e una finestra concordata per lo spostamento finale. È più lento di uno spostamento in blocco, e non produce il lunedì mattina in cui l’azienda non riesce a lavorare.
Il resto
Vedi anche la sicurezza Microsoft 365, la gestione delle postazioni di cui questa è la parte in cloud, e i contratti di assistenza per le formule e i tempi.
Il primo passo
Una verifica dell’ambiente: quante licenze sono davvero necessarie, quali utenze vanno chiuse, come sono messi i permessi. Il risparmio sulle licenze da solo spesso ripaga il lavoro. Gratuitamente e senza impegno.