AI per PMI

Il mercato è a metà del guado, e questo è il momento utile

Nel 2025 il 16,4% delle imprese italiane con almeno dieci addetti usa almeno una tecnologia di intelligenza artificiale. Era l’8,2% nel 2024 e il 5,0% nel 2023: la quota è più che triplicata in due anni. Ma fra le piccole e medie imprese si ferma al 15,7%, contro il 53,1% delle grandi.

Quel divario è la fotografia esatta della situazione: l’AI non è più una scommessa da laboratorio, ma nelle PMI è appena cominciata. E la ragione principale non è il costo. L’Istat rileva che la mancanza di competenze adeguate frena l’adozione in quasi il 60% dei casi — cioè il problema non è convincersi che serva, è sapere da dove partire senza fare danni.

(Fonte: Istat, «Imprese e ICT», anno 2025.)

Da dove si comincia: dai processi, non dagli strumenti

È l’errore più diffuso e il più costoso: si sceglie prima lo strumento, poi si cerca a cosa farlo servire. Finisce quasi sempre con una licenza pagata e nessuno che la usa.

L’ordine che funziona è l’opposto. Si parte da una domanda concreta: quali attività ripetitive consumano più ore ogni settimana? Nella maggior parte delle PMI l’elenco è sorprendentemente simile.

Smistare e archiviare i documenti in arrivo — fatture, ordini, bolle, comunicazioni.
Rispondere alle stesse domande, dai clienti o dai colleghi.
Ribattere a mano dati che un sistema ha già e un altro non riceve.
Cercare informazioni sparse fra cartelle, email e gestionale.
Preparare documenti ricorrenti che partono sempre dallo stesso schema.

Poi si verifica quali di queste hanno dati già disponibili in forma utilizzabile, perché è lì che l’AI produce un risultato in settimane invece che in mesi. Da questi due elenchi esce una priorità basata su impatto e fattibilità.

Un caso solo, misurato, prima di tutto il resto

La cosa più utile che una PMI può fare è scegliere un processo solo e portarlo a un risultato verificabile. Non per prudenza: perché è l’unico modo di sapere se funziona nella vostra azienda con i vostri dati.

Un progetto pilota ben impostato ha tre caratteristiche: un processo definito con un confine chiaro, una misura di partenza — quante ore ci si mette oggi — e una data entro cui si guarda il risultato. Se il numero non si muove, si è imparato qualcosa spendendo poco. Se si muove, si estende con l’esperienza già fatta.

L’alternativa — comprare una piattaforma per tutta l’azienda prima di aver verificato un solo risultato — è il modo più rapido per trasformare l’AI in una voce di costo senza contropartita.

Quello che va messo in ordine prima

È la parte che nessuno racconta e che decide la riuscita più della tecnologia.

I documenti. Un assistente che cerca negli archivi aziendali funziona se gli archivi hanno una logica. Se stanno in cartelle accumulate in dieci anni con criteri diversi, il primo lavoro è quello — e vale comunque.

Gli accessi. Se l’AI cerca in tutto quello che c’è, restituisce a chiunque cose che non dovrebbe vedere. I permessi devono essere quelli della persona, non quelli del sistema.

Le regole. Cosa si può immettere e cosa no, chi verifica i risultati. Una pagina letta vale più di un documento lungo archiviato.

Qualcuno la sta già usando, in azienda

È la situazione che troviamo praticamente ovunque: nessuna decisione aziendale, ma qualcuno che incolla un documento in un servizio gratuito per farselo riassumere. Non è disobbedienza — è un bisogno reale a cui l’azienda non ha ancora dato risposta.

Vietare senza sostituire sposta il fenomeno invece di eliminarlo. Il metodo che funziona è censire, sostituire, poi chiudere: sapere quali strumenti sono in uso, offrirne uno ufficiale che faccia lo stesso lavoro senza far uscire i dati, e solo a quel punto togliere l’alternativa.

Questo lavoro serve anche per un’altra ragione: il regolamento europeo sull’intelligenza artificiale è pienamente applicabile e chiede, fra le altre cose, che chi usa questi sistemi sappia quali sono e che le persone che li adoperano abbiano una formazione adeguata. Ne parliamo in AI Act, GDPR e governance dell’AI.

Il resto

Vedi anche la consulenza AI per aziende, l’automazione dei processi, lo sviluppo software su misura quando l’automazione richiede uno strumento che non esiste, e le PMI per la parte di infrastruttura.

Il primo passo

Un’analisi dei processi: dove si perdono più ore, quali attività si prestano davvero e quali no, e che cosa conviene mettere in ordine prima. Gratuitamente e senza impegno.

Domande frequenti

Quante PMI italiane usano davvero l'intelligenza artificiale?

Secondo l'Istat, nel 2025 il 16,4% delle imprese italiane con almeno dieci addetti usa almeno una tecnologia di intelligenza artificiale, in crescita dall'8,2% del 2024 e dal 5,0% del 2023. Fra le piccole e medie imprese la quota è del 15,7%, mentre fra le grandi arriva al 53,1%. Il divario dice due cose - che il fenomeno è reale e che nelle PMI è appena cominciato.

Da dove si comincia, concretamente?

Non dalla scelta dello strumento. Si comincia elencando le attività ripetitive che consumano più ore ogni settimana - smistare documenti in arrivo, rispondere alle stesse domande, ribattere dati da un sistema all'altro, cercare informazioni sparse - e verificando quali di queste hanno dati già disponibili in forma utilizzabile. Da lì esce una priorità basata su impatto e fattibilità, non su suggestione.

Quanto costa introdurre l'AI in una piccola impresa?

Dipende da cosa si vuole ottenere, ma la voce che pesa di più non è quasi mai la licenza dello strumento - è il lavoro di mettere in ordine i dati e i processi su cui deve lavorare. Un progetto pilota su un caso d'uso singolo è alla portata di una PMI; una piattaforma acquistata per tutta l'azienda prima di aver verificato un solo risultato è il modo più rapido per spendere male.

Serve avere i dati in ordine prima di cominciare?

In buona parte sì, ed è la ragione principale per cui i progetti falliscono. Un assistente che cerca nei documenti aziendali funziona se i documenti sono archiviati con criterio; se stanno in cartelle accumulate in dieci anni con logiche diverse, il primo lavoro utile è quello. Vale comunque, con o senza AI - ed è anche il motivo per cui l'Istat rileva che la mancanza di competenze adeguate frena l'adozione in quasi il 60% dei casi.

I dipendenti la stanno già usando?

Quasi certamente sì, ed è la situazione che troviamo in quasi tutte le aziende che visitiamo - qualcuno incolla documenti in un servizio gratuito per farseli riassumere. Vietare senza dare un'alternativa non funziona, perché quel bisogno è reale. Il metodo che funziona è censire cosa si usa, dare uno strumento ufficiale che faccia lo stesso lavoro in sicurezza, e solo dopo chiudere l'alternativa.

Si parte dai processi, non dagli strumenti

Prima un caso solo, misurato

Le regole prima degli strumenti