إدارة Desktop IT ومكتب المساعدة

ركّزوا على أعمالكم، واتركوا لنا محطات العمل

كل دقيقة يتوقف فيها جهاز كمبيوتر عن العمل هي دقيقة إنتاجية مهدورة. تتولى خدمة Desktop IT Management من Xion IT Group مراقبة أنظمتكم وصيانتها وتأمينها، لكي يتمكن موظفوكم من العمل من دون انقطاع ومن دون الاضطرار إلى “التدبر” مع المشكلات التقنية.

من خلال منصة XION MSP نوفر للشركات الصغيرة والمتوسطة والكبيرة، وكذلك للمكاتب والاستوديوهات المهنية، دعماً فنياً بمستوى المؤسسات وبسعر تنافسي وبتكلفة ثابتة.

ماذا نفعل من أجلكم كل يوم

• Help-desk مع teleassistance عن بُعد: يتصل الفني بمحطة العمل ويحل المشكلة خلال دقائق، من دون انتظار.
• مراقبة مستمرة لجميع الأجهزة: تتم متابعة الخوادم وأجهزة الكمبيوتر والملحقات بشكل استباقي؛ ويتم حل كثير من الحالات الشاذة قبل أن تلاحظوها.
• دعم متعدد القنوات: عبر الهاتف والبريد الإلكتروني والويب، مع مستشار مخصص يعرف شركتكم جيداً.
• Patch management: تطبيق تحديثات النظام والأمان بانتظام لسد الثغرات قبل استغلالها.
• الأمن التشغيلي: فحوصات antivirus مجدولة وعمليات security check دورية.
• الصيانة الوقائية: مراقبة حالة الأقراص، وتحسين الأداء، وسياسات ترشيد استهلاك الطاقة.
• تدخلات on-site في جميع أنحاء إيطاليا عندما تكون هناك حاجة إلى وجود فني في الموقع.

لماذا يعد هذا مجدياً

إن إنشاء قسم IT داخلي مكلف؛ لكن إهمال تقنية المعلومات أكثر كلفة. مع Desktop IT Management تحصلون على أفضل ما في العالمين: خبرات متخصصة متاحة دائماً، ونفقات قابلة للتوقع، وأزمنة تدخل مضمونة وفق SLA تعاقدية. والنتيجة هي تقليل توقفات العمل، ورفع الإنتاجية، ووضع تكاليف IT أخيراً تحت السيطرة.

ماذا تشمل الخدمة بالتفصيل

عندما نتولى إدارة محطات العمل لديكم، نخصص الأسبوع الأول لعملية الجرد: يدخل كل PC وكل خادم وطابعة وترخيص ضمن سجل حي يتم تحديثه تلقائياً بواسطة منصة XION MSP. ومنذ تلك اللحظة:

• يرسل كل جهاز بيانات حالته التشغيلية (الأقراص، الذاكرة، الحرارة، التحديثات الناقصة)، وتؤدي الحالات غير الطبيعية إلى إنشاء ticket قبل أن يلاحظها المستخدم؛
• تتم الموافقة على تحديثات الأمان واختبارها وتوزيعها وفق سياسة متفق عليها — وليس تحديثاً عشوائياً يعطل برنامج الإدارة صباح الاثنين؛
• يتم توثيق التدخلات وفهرستها: يبقى السجل المعلوماتي لشركتكم موثقاً وقابلاً للمراجعة، حتى إذا قررتم يوماً تغيير المورّد؛
• يوضح تقرير دوري بلغة مفهومة ما الذي تم إنجازه، وما الذي تم منعه قبل حدوثه، وما الذي نوصي بالتخطيط له.

ماذا يعني فعلاً «إدارة» محطة عمل

إنه تعبير عام يغطي أعمالاً مختلفة جداً، وهنا تقريباً يكمن الفارق الحقيقي بين مورّد وآخر.

معرفة أنها موجودة. يبدو الأمر بديهياً لكنه ليس كذلك: أول ما نقوم به هو الجرد، أي إعداد قائمة بكل جهاز، ومن يستخدمه، وما الذي يعمل عليه، ومتى تم شراؤه، ومتى ينبغي استبداله. في معظم الشركات لا توجد هذه القائمة، وتظهر النتائج في كل مكان — أجهزة لا يحدثها أحد لأن لا أحد يعلم بوجودها، وتراخيص تُدفع لأشخاص غادروا الشركة، وعمليات استبدال تُتخذ تحت الضغط بدلاً من إدراجها في الميزانية.

إبقاؤها محدثة من دون تعطيل من يعمل عليها. يتم تطبيق التحديثات على مجموعات وفي نوافذ زمنية متفق عليها، لا على الجميع دفعة واحدة ولا في منتصف الصباح. كما يتم التحقق منها: فالتحديث الذي تم تثبيته من دون إعادة تشغيل ليس تحديثاً مثبتاً فعلياً.

رؤيتها قبل أن تتعطل. قرص يبدأ بإظهار أخطاء، أو مساحة توشك على النفاد، أو حرارة ترتفع: هذه إشارات تصل قبل العطل بأيام، ولا بد من وجود من يقرأها ويتابعها.

إعادتها إلى العمل بسرعة. عندما تتوقف محطة عمل فعلاً، فإن سرعة استعادتها تعتمد على مدى توحيدها مسبقاً. فإذا كانت إعداداتها موثقة أمكن استبدالها خلال ساعة؛ أما من دون ذلك فتضيعون اليوم كله في إعادة البناء.

عند انضمام شخص أو مغادرته

هنا يتضح ما إذا كانت محطات العمل تُدار فعلاً أم تُصلح فقط، كما أنها المرحلة التي تولّد أكثر المخاطر استمراراً.

عند الانضمام تحتاجون إلى جهاز جاهز بالبرامج التي يستخدمها ذلك الدور، وحساب بالملاحيات الصحيحة — لا بصلاحيات المدير لمجرد سهولة الأمر — مع الوصول إلى المجلدات التي يحتاجها فقط، وضبط البريد الإلكتروني. عندما يتم الأمر بشكل صحيح فهو عمل يستغرق ساعة. أما إذا بدأ من الصفر في كل مرة، فقد يستغرق يوماً كاملاً.

عند المغادرة تحتاجون إلى إجراء لا يكون موجوداً في معظم الشركات: إلغاء الحسابات، واسترجاع الجهاز، وتأمين الملفات الموجودة عليه فقط، وقطع الوصول إلى البريد والخدمات الخارجية. في assessments نجد دائماً تقريباً بيانات اعتماد نشطة لأشخاص غادروا منذ أشهر. ليست المشكلة إهمالاً بقدر ما هي غياب قائمة واضحة بمن يصل إلى ماذا، وبالتالي لا توجد مرجعية يمكن إزالة الاسم منها.

محطات العمل خارج المكتب

لقد جعل العمل من المنزل والعمل المتنقل وضعاً كان استثنائياً قبل عشر سنوات أمراً طبيعياً اليوم: أجهزة كمبيوتر الشركة تبقى أياماً خارج شبكة الشركة. وهذا يغيّر ثلاثة أمور.

يجب أن تصل التحديثات في كل الأحوال، حتى عندما لا يعود الكمبيوتر المحمول إلى المكتب لأسابيع. كما تصبح تشفيرات الأقراص مهمة فعلاً، لأن فقدان جهاز محمول غير مشفر يعني خرق بيانات يجب الإبلاغ عنه. أما الوصول إلى الموارد الداخلية، فيجب أن يتم بطريقة مضبوطة مع العامل الثاني للمصادقة، بدلاً من فتح منفذ مباشر على الإنترنت.

نتناول هذا الموضوع بالتفصيل في صفحة smart working.

دورة الحياة، ولماذا من المفيد التخطيط لها

يبلغ العمر التشغيلي المعقول لجهاز كمبيوتر الشركة أربع أو خمس سنوات. وبعد هذه العتبة لا تختفي التكلفة، بل تنتقل إلى شكل آخر: وقت ضائع — بدء تشغيل بطيء، أعطال أكثر تكراراً، عدم توافق مع البرامج الأحدث، ومخاطر متزايدة لأن الأنظمة الأقدم تتوقف عن تلقي تحديثات الأمان.

وتتمثل ميزة الأسطول المُدار في أن عمليات الاستبدال يمكن التخطيط لها على مراحل بدلاً من تحملها كلها دفعة واحدة: تعرفون أي الأجهزة تنتهي هذا العام وأيها في العام المقبل، وتتوزع النفقات. أما من لا يملك جرداً واضحاً فيكتشف أنه مضطر إلى استبدال خمسة عشر جهازاً في الربع نفسه، وغالباً في أسوأ وقت ممكن. ولمن يفضل تحويل الاستثمار إلى تكلفة ثابتة، يتوفر أيضاً خيار التأجير طويل الأجل.

مثال عملي

يتصل بنا في المتوسط مكتب مهني يضم 25 محطة عمل بين 3 و4 مرات شهرياً بسبب مشكلات تعيق العمل قبل تفعيل الخدمة. وبعد ثلاثة أشهر من إدارة XION MSP، تنخفض الاتصالات عادة إلى أقل من مرة واحدة في الشهر: لم تختفِ المشكلات، بل يتم رصدها وحلها عبر المراقبة قبل أن تعطل العمل. ويبلغ متوسط وقت الاستجابة الأولية في teleassistance بضع دقائق فقط؛ ينقر المستخدم، ويكون الفني قد دخل بالفعل.

كيف نبدأ

1. زيارة مجانية — يقوم مستشار بتقييم أسطول الأجهزة، ونقاط الضعف، وعادات العمل؛
2. عرض باشتراك ثابت — مصمم وفق عدد محطات العمل ومستوى الخدمة، ومن دون تكاليف خفية؛
3. Onboarding — تثبيت وكلاء المراقبة وإجراء الجرد، من دون إيقاف عمل أحد؛
4. التشغيل الكامل — helpdesk، وصيانة وقائية، وتقارير دورية.

لا يرتبط الإلغاء بتجديدات متعددة السنوات مخفية: نحن نحتفظ بالعملاء بفضل الخدمة، لا بفضل البنود التعاقدية.

الجانب السحابي

يعمل جزء كبير من محطات العمل اليوم داخل Microsoft 365: التراخيص، وصناديق البريد، والصلاحيات، وعمليات الترحيل لها صفحة مخصصة، وهي دعم Microsoft 365 للشركات.